⌘16. А це точно комусь потрібне?

У роботі нашої компанії одним з основних майданчиків для обміну великою кількістю складної інформації є Google Drive, а точніше три сервіси: документи, таблиці та слайди.

Це найзручніший на сьогодні інструмент, повна заміна звичним з початку комп’ютерної ери Word/Excel та чудова можливість працювати в групах та готувати онлайн-звіти про роботу для будь-якої кількості людей.

Часто, перевіряючи роботу співробітників чи відділів, я стикаюся з тим, що підлеглим потрібно заповнювати якісь таблиці даними про свою роботу регулярно. Часто це одні й самі дані, виражені у різних таблицях під різні потреби. І дуже часто на запитання “хто це перевіряє?” я отримую відповідь “не знаю, мені сказали заповнювати”.

Є чудовий спосіб перевірити необхідність заповнення та оптимізувати витрати часу для таких співробітників. Я залишаю лише одну таблицю, куди потрібно заносити дані, а до інших закриваю доступ всім. Після чого чекаю місяць-два, якщо запитів на повернення доступу не надходить – добре, документ можна видаляти та забувати про нього назавжди, він нікому не потрібен і той, хто просив колись його заповнювати, вже давно забув про це. Якщо запити надходять – я обговорюю необхідність документа та пропоную використовувати спільну таблицю для доступу до даних.

У будь-якому випадку, у моїй практиці ще ніколи не було такого, щоб цей метод не дозволяв заощадити багато часу для співробітників.