Весь мій досвід роботи на менеджерських позиціях – нескінченна боротьба із хаосом.
Спроба спростити через систематизацію та прискорити через алгоритмізацію ті процеси та задачі, які займають дуже багато часу.
Ця навичка дозволяє не надто сильно божеволіти, поєднуючи одночасну роботу з десятком абсолютно різних бізнесів: позицію керівного партнера агентства Netpeak та консультанта з маркетингу для моїх клієнтів (а там компанії від аутсорсерів, що працюють на ринки Європи та США, до юридичних компаній та навіть сервісів із продажу агропродукції для українських фермерів).
Враховуючи все сказане вище, думаю тобі зрозуміло, що в мене величезна кількість зустрічей. Загалом я вже давно звик до чотирьох годинних зустрічей кожен день, але коли їхня кількість доходить до шести або семи, то восьмигодинний робочий день перетворюється на менеджмент “встигнути”.
Встигнути випити кави, пообідати, сходити до туалету. Погодься, це не те майбутнє, в якому хочеться жити. Тож ключова проблема, з якою я воюю – відсутність вільного часу на “подумати”.
Звичайно, головним моїм партнером у розв’язанні цієї проблеми є календар (а я вже розповідав, що використовую його максимально і на всі сто відсотків).
Зараз у мене є три окремі календарі (для колірної диференціації):
- Особистий календар. Тут розмічено щодня з 19:00 до 10:00 – час на прогулянку, вечерю та сніданок, сон.
- Робочий календар “не-зустрічі”. Цим календарем я розмічаю свої перерви – годину на обід, “блокери” по годині в першій і другій половині дня, слоти під написання цього тексту в телеграм-канал, час запису подкаста тощо.
- Робочий календар для зустрічей. Ну, тут зрозуміло – відкритий для всіх календар із вільними слотами під зустрічі.
Враховуючи таке планування, а також те, що з усіма клієнтами я домовляюся про чіткі дати дзвінків, що повторюються, мій календар майже повністю заповнений на будь-який наступний тиждень.
Якщо у мене з’явиться новий клієнт, або мене запросять виступити на якомусь івенті, або ж мені потрібно буде підготувати коментар для статті – я одразу чітко можу сказати, в який день зможу виділити на це час.
Зберігаючи цю подією в календарі, я також можу бути впевнений, що цей час не зайнятий нічим іншим та я нічого не пропущу. Ну а існування календаря зі сніданками, обідами, вечерями та блокерами гарантує, що час на “подумати” не особливо постраждає.
Насамкінець додам трохи про особисті межі: дуже часто буває, що 60-хвилинної зустрічі не вистачає на те, щоб обговорити все, чого хотілося – тема може бути цікавою чи складною і спокуса затриматися на кілька хвилин велика. Іноді цього хоче клієнт чи колега, а іноді я сам не проти добити питання.
Але слоти в календарі вкотре нагадують мені про особисті межі – так, 5-10 зайвих хвилин на одній зустрічі нічого не змінять. Але 5 хвилин на 6 зустрічах за день це вже мінус 30 хвилин мого часу на перемикання та втрата часу, який я повинен приділити важливим сьогоднішнім задачам.
Тож не забувай про особисті кордони не тільки в цілому, а й у своїх робочих процесах.