Десь раз на рік я роблю в цьому каналі пости про те, які штуки використовую при веденні свого календаря. Я постійно тестую нові можливості, які дає софт, та нові підходи, які десь підглядаю чи вигадую самостійно.
Нових фіч з минулого разу накопичилось ще трошки, тож тримай чотири (а насправді не чотири) поради по роботі з календарем:
- Всі (абсолютно всі) події в календарі.
Зустріч з клієнтом, похід до барбера, командний сінк, вечірня пробіжка, написання лонгріду, кіно з дружиною, доньку в школу.
Якщо чогось немає в календарі, то:
1.1. Дуже легко потрапити в ситуацію, де на один і той самий час заплановано декілька подій. Треба буде щось переносити, скасовувати, писати комусь, просити вибачення.
1.2. Не треба нічого памʼятати, можна забивати голову більш важливими речами, ніж зустріч чи подія.
- Кольорові теги
Я майже рік тестував різні варіанти та кольори, та прийшов до мінімального списку, по якому розбиваю всі події:
2.1. Зосередження: зелений колір, таким чином я ставлю собі паузи від зустрічей (блокери), щоб мати можливість розібрати репорт, документ, написати цей текст чи нову частину майбутнього курсу по маркетингу.
2.2. Перерва: жовтий колір, тут я помічаю перерви від роботи (сніданок, обід, вечеря).
2.3. Особисте: сірий, це якраз особисті штуки, які займають час (той самий похід до барбера, як приклад).
2.4. Внутрішня зустріч: блакитний, зустріч з колегами чи командою, менше готуватися, легше проходить
2.5. Зовнішня зустріч: червоний, зустріч з клієнтами чи з ким завгодно поза командою – треба готуватись, може затягнутись
2.6. Виступ: темно-синій, треба підготуватись (зовнішній вигляд, камера-світло-мікрофон, власне презентація)
Така веселка в календарі згодом, коли до неї звикаєш, дозволяє не вчитуючись в назви подій одразу зрозуміти загальну завантаженість на сьогодні, завтра, чи весь тиждень.
- Відкриті слоти (в Google частина платної підписки, але можна юзати Calendly чи схожі сервіси)
Щоб кожного разу не робити ці танці “дай слоти”, “куди відправляти інвайт”, “а які ще є вільні години” – можна просто зробити відкрите посилання, де людина обере що їй зручно.
А якщо є власний або корпоративний сайт, немає нічого простіше ніж зробити під це окрему сторінку з гарною адресою.
Я обрав час з 11:00 до 18:00 з понеділка по четвер, які відкрив для зустрічей. Таким чином у мене ніколи немає зустрічі в першу чи останню годину робочого дня – це економить купу енергії.
Ну і, звичайно, відображаються тільки вільні слоти в цей період, тобто якщо я маю обід з 14:00 до 15:00, то цей слот виглядає “зайнятим”.
- Ну і прості штуки, які покращують користувацький досвід при роботі з календарем:
4.1. Якщо постійно є клієнти (чи колеги), з якими щотижня зустрічі, але вони в іншому часовому поясі – в налаштуваннях додаю “Display secondary time zone” та “Show world clock”.
4.2. В налаштуваннях “Guest permissions” обовʼязково ставлю галочку “Invite others”, щоб мене не смикали, коли треба більше людей додати на зустріч, або хтось піде замість когось іншого. Хай самі там всіх додають.
4.3. В налаштуваннях “View options”:
4.3.1. Знімаю галочки з: “Show weekends” – якщо це робочий календар, то хай буде тільки 5 днів; “Show declined events” – якщо я відмовився кудись йти, мені не потрібно далі бачити цей івент; “Show week numbers” – просто займає місце на екрані.
4.3.2. Ставлю галочки на: “Display shorter events the same size as 30 minute events” – якщо є якийсь короткий міт, то все одно більше в 30-хвилинний слот я нічого не додам; “Reduce the brightness of past events” – це навіть пояснювати не треба; “Set custom view” – 5 days, бо це і є наш робочий тиждень.
4.4. На час відпустки ставити “Out of office” – там легко налаштувати автовідмову з власним повідомленням, наприклад: “зараз я у відпустці та повернусь до роботи 1 жовтня”.
Як бачиш, всі поради базові та очевидні, але трошки покращують ефективність, трошки економлять час та дуже сильно наводять порядок. Сподіваюсь, і тобі це буде корисно.