⌘44. Точкова перевірка

Займаючись менеджментом і, виконуючи власні завдання, неможливо постійно перевіряти роботу всіх людей у команді. І справа не в тому, що людям властиво намагатися працювати гірше, коли їх не контролюють, а в тому, що при великому потоці завжди є помилки та забуті завдання.

Мій підхід виглядає приблизно так: у календарі щотижня я маю час, виділений на перевірку завдань. У команди постійна кількість завдань тримається в районі 1100-1500 штук та перевіряти все, ну, неможливо.

Для того, щоб знаходити помилки в поточних завданнях, запроваджені щотижневі спринти, тимліди, регулярна звітність тощо.

А для того, щоб знаходити те, що пропускають тимліди, я налаштував купу простих фільтрів за завданнями команди. Зазвичай кожен фільтр видає від 5 до 30 завдань та переглянути їх зовсім не складно.

Крім різних дрібних фільтрів є чотири основні, які я перевіряю регулярно:

1. “Червоний фільтр” – завдання, у яких закінчився дедлайн та виконавець не запросив перенесення дедлайну на новий термін. Тут або завдання ось-ось буде виконано, або про нього забули.

2. “Зелений фільтр” – завдання, виконані виконавцем, але не завершені постановником. Або постановник забив на завдання (отже результат йому неважливий, отже час, витрачений на виконання завдання було витрачено даремно), чи просто забув змінити статус.

3. “Сірий фільтр” – завдання, які відклали до найкращих часів. Тут я перевіряю тільки нові завдання щодо того, чи дійсно їх потрібно відкласти, чи це просто зручний спосіб не робити потрібне завдання зараз.

4. “Помаранчевий фільтр” (також відомий у народі як “Забуті та прокляті”) – завдання в різних статусах, дата постановки яких понад два квартали тому і за останні 30 днів у них нічого не відбувалося. Тут часто валяються завдання, які втратили актуальність чи ті, за якими вкрай мляво “щось” робиться.

Зазвичай на перевірку всіх фільтрів у мене витрачається година часу і жодного разу не було такого, щоб я знайшов менш ніж п’ять завдань, за якими потрібно внести корективи.