Судячи з фідбеку, прості лайфхаки виявилися корисними, так що сьогодні ще один, цього разу про те, як я працюю з поштою.
Вже понад 15 років я використовую Gmail для всього листування і довгий час я використовував його також, як більшість – залишав листи у вхідних, використовував позначки зірочками та “непрочитаними”, щоб не пропустити важливе. А потім я відкрив для себе чарівну кнопку “архівувати”.
Це одна з найзручніших функцій електронної пошти, адже вона прибирає листа з вхідних, не видаляючи його і, якщо ти не використовуєш архівацію листів – дочитай (цей великий) пост до кінця.
Дуже важливий відступ: логіка роботи електронної пошти – це не поштова скринька, це робочий стіл, на який тобі приносять листи.
Якщо не прибирати листи з робочого столу в папки/скриньки, то дуже скоро ти опинишся в тій самій ситуації, в якій і зараз перебуваєш зі своєю поштовою скринькою: корисні, марні, які потребують відповіді та важливі листи будуть змішані в одну купу.
Маркер проблеми: якщо в тебе в папці “вхідні” понад 20 листів, то час знайти годину вільного часу і розібрати папку – видалити непотрібне, архівувати потрібне, відповісти на важливе.
Архівовані листи нікуди не зникають, вони йдуть до папки “All mail” і доступні там у будь-який час.
Отже, я поділяю всю вхідну пошту на 6 типів дій:
1. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії, але відповідати не потрібно.
Я намагаюся або відразу виконати потрібну дію і потім архівувати листа, або залишаю у вхідних і роблю тоді, коли є час.
2. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії та відповісти на нього.
Такий лист залишається у вхідних найдовше. Відповідаючи на нього я натискаю не кнопку “надіслати”, а чарівну “надіслати та архівувати”, включається тут:
3. Лист, який містить важливу інформацію, але не вимагає дій чи відповіді.
Цей лист одразу архівується. І, у разі потреби, легко джимейлиться через пошук за будь-якими ключовими словами.
4. Лист, який містить разову інформацію – найчастіше, якісь повідомлення.
Такі листи просто видаляю після прочитання (іноді відразу після прочитання заголовка).
5. Листи-розсилки.
Раніше я їх збирав, ділив на корисні та марні, але потім перейшов на unroll.me (про який я вже раніше кілька разів згадував) – там у мене дайджест потрібних розсилок, а від решти я відписуюсь одразу.
6. Спам.
Тут ти сам знаєш, що робити:
Так от, при такому підході у вхідних у тебе завжди лише прочитані листи, які, по суті, є завданнями: якщо лист лежить у вхідних, то тобі треба щось з ним робити (я отримую на день близько 120-150 листів, і у вхідних на момент написання посту у мене 3 листи:
Аналог кнопки “завдання виконано” – кнопка “архівувати”. Індикатор важливості/терміновості/пріоритетності завдання – зірочка.
Наприкінці зазначу, що я перепробував безліч різних підходів до роботи з поштою, і різні типи “зірочок”, і складну систему “лейблів”, і автосценарії розбивки по типових папках – жоден з них не став зручнішим, ніж архівація та чиста папка вхідних.