Я дуже люблю системність, чіткість, організованість та чистоту в роботі.
У давні часи оффлайн-файлів я витрачав купу часу на організацію та підтримку дуже чіткої структури зберігання даних на диску. Музика в окремій папці, окрема папка кожного виконавця, окрема кожен альбом, файли названі у форматі “номер треку – назва пісні”.
І зараз я дуже уважно ставлюся до порядку в онлайн-сховищах. Наприклад, у Google Drive всі мої сотні документів, таблиць та презентацій розкладені за папками та під-папками з простою та зрозумілою структурою.
Це ставлення я використовую і в роботі з поштою – важливим інструментом, користь від якого легко нівелювати, якщо постійно не підтримувати порядок.
Я вже писав, що у роботі з поштою дуже уважно ставлюся до розсилок від сервісів – відписуюсь від усіх, хто не потрібен, а всіх, хто потрібен, групую в один лист-дайджест через unroll.me.
За допомогою фільтрів я автоматично сортую листи, на які не потрібно відповідати, але які обов’язково потрібно прочитати – наприклад, щоденні звіти по cash flow або повідомлення про появу нових клієнтів.
Через сім абзаців передмови я дістався до суті – inbox zero. Сенс такого підходу полягає в роботі з усією вхідною поштою за простими правилами:
1. Папка “вхідні” та папка “вся пошта” – це не одне й те саме. У вхідних повинні лежати лише листи, із якими потрібно зробити якісь дії (подумати, відповісти, поставити завдання).
2. Найважливіша кнопка – “архівувати лист”. Ця кнопка прибирає листа з вхідних, але не видаляє його. Вся пошта зберігається у папці “вся пошта” (шокує, правда?).
3. Щоб розподіляти за пріоритетом листи до вхідних (якщо їх накопичилося понад 10 штук) – можна використовувати позначку зірочкою.
4. Алгоритм роботи з поштою для підтримки inbox zero після прочитання нового листа:
– Цей лист несе хоч якусь цінність?
Якщо ні – видалити.
– На цей лист взагалі потрібно відповідати?
Якщо ні – архівувати.
– На цей лист можна відповісти за 1 хвилину?
Якщо ні – залишити у вхідних.
– Це важливий лист, на який потрібно відповісти насамперед?
Якщо так – помітити зірочкою.
Такий простий підхід дозволяє працювати з поштою як з менеджером завдань, не витрачати увагу на непотрібну інформацію, економити час, швидко відповідати та дійти до inbox zero.
І на солодке: лайфхак для тих, хто використовує gmail:
